1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO

De conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”), FERMAX HOLDING INVESTMENT S.L.U. (“FERMAX” o el “Grupo”), ha implantado un Canal Ético que cumple con todas las exigencias establecidas en la Ley 2/2023. El Canal Ético (el “Canal”) se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento del Grupo y se dirige a fortalecer tanto la culturade información como el sistema de integridad implantado en FERMAX.

El Canal resulta de aplicación a todas las empresas filiales europeas que forman parte del Grupo FERMAX, por lo que el contenido de la presente Política deberá ser respetado por todas las empresas del Grupo en Europa. 

A través del Canal, cualquier persona vinculada a la actividad del Grupo (“Informante”), podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la normativa interna de FERMAX, a la legislación vigente (siempre que estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, resulten sospechosas de un ilícito penal, versen sobre infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo), o cuando tales conductas puedan constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación a sus intereses financieros o incidir en el mercado interior, siempre que dichas actuaciones fueran llevadas a cabo por los Miembros de la Organización .

FERMAX ha designado como Responsable del Canal Ético al Comité de Compliance, habiendo acordado a su vez, la externalización de la gestión de este en la mercantil ANDERSEN TAX & LEGAL IBERIA, S.L.P. La gestión del Canal se realizará por dicha mercantil a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la Sociedad Klab Corporate Project Management, S.L. 

A través del Canal podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal mediante un sistema de grabación. Además del Canal Ético, FERMAX dispone de otros canales de comunicación con otras finalidades que permanecen vigentes para tratar las cuestiones que, hasta la fecha, se comunican a través de los mismos, reservándose el Canal Ético para las materias del ámbito material de la Ley 2/2023. En este sentido, en el supuesto de que en dichos canales se recibiera una comunicación cuyo contenido se integre en el ámbito material de la citada Ley, las personas que reciban las comunicaciones deberán ponerlo con carácter inmediato en conocimiento del Responsable del Canal de FERMAX, debiendo cumplir las personas que reciban la comunicación con todas las garantías de confidencialidad y con los principios que afectan al Responsable del Canal del Grupo. 

2. GARANTIAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN

El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal se encuentra detallado en el “Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Canal Ético de FERMAX” (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación las garantías que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones, como en el procedimiento de investigación. 

1. Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Canal y de la investigación guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
2. Anonimato: el Sistema atiende comunicaciones anónimas.
3. Independencia y autonomía: el Responsable del Canal Ético designado por el Consejo de Administración del Grupo, es autónomo e independiente para la gestión integral del Canal, incluyendo el procedimiento para la realización de las investigaciones internas.
4. Conflictos de intereses: el Canal establece mecanismos para evitar conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
5. Protección ante represalias: FERMAX protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos de la legislación vigente o de la normativa interna del Grupo. 
6. Derechos de defensa y presunción de inocencia: FERMAX garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas por las comunicaciones recibidas a través del Canal.
7. Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas, evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Sistema y en la investigación de las comunicaciones.

3. PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN

1. Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde su recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
2. Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
3. Se establece la posibilidad de mantener comunicación con el Informante y, si se considera oportuno, se le solicitará información adicional.
4. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que considere adecuado el Responsable del Canal, con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
5. Cuando los hechos puedan revestir indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.

4. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN

A través de la presente, se pone en conocimiento de los informantes que existen canales externos con distintos ámbitos competenciales. Los canales externos referidos resultan a fecha de la presente Política, los siguientes:

1. Autoridad Independiente de Protección del Informante. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan en el ámbito de más de una Comunidad Autónoma, o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
2. Agencia Valenciana Antifraude. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en la Comunidad Valenciana.
3. Oficina Antifraude de Cataluña. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en Cataluña.
4. Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en la Comunidad Autónoma de Andalucía.
5. Oficina de Prevención y Lucha contra el Fraude de las Islas Baleares. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en las Islas Baleares.
6. Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de Navarra. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en la Comunidad Autónoma de Navarra.

5. PROTECCIÓN DE DATOS

FERMAX le informa de que los datos de carácter personal que nos proporcione serán tratados , conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y la ley 3/2018 de Protección de datos, con el único objeto de gestionar la comunicación formulada. El tratamiento de sus datos está legitimado por la ley y serán conservados durante el plazo legalmente establecido. Los datos se comunicarán a terceros únicamente cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Transcurridos los plazos de prescripción legal, FERMAX procederá a la destrucción de los mismos. La identidad del Informante, será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del Informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.

Podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir o ampliar la información sobre las políticas de privacidad a través de nuestro delegado de protección de datos privacidad@fermax.com, así como presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).